Cierre contable mensual: lista de trabajo del contador
Revisada el · Lectura para contadores de Costa Rica
En resumen
Un cierre mensual ordenado sigue siempre el mismo orden: recibir y aceptar los comprobantes del mes, registrar ingresos y gastos, conciliar bancos, asentar y revisar que la contabilidad cuadre, preparar el IVA y cerrar el período para que nadie lo modifique sin dejar rastro.
La lista de trabajo
Un cierre mensual ordenado es el mismo cada mes, para cada cliente. El orden importa: cada paso depende del anterior.
- Recibir los comprobantes del mes. Del correo del cliente, del portal o de su sistema de facturación. Ningún comprobante debería quedar en el correo de alguien.
- Aceptar o rechazar lo recibido dentro de los primeros 8 días hábiles del mes siguiente, con el Mensaje Receptor.
- Registrar ingresos y gastos, clasificados por tarifa desde el origen.
- Conciliar los bancos. Cada movimiento con su comprobante o su asiento. Lo que no tiene comprobante (comisiones, intereses, SINPE sin factura) se registra y se marca.
- Asentar y revisar. Que cada asiento cuadre, que los saldos de las cuentas tengan sentido y que no queden partidas en tránsito sin explicar.
- Preparar el IVA (Formulario 150) y, si corresponde, la informativa 270 y las retenciones.
- Revisar. Si el despacho tiene equipo, que revise alguien distinto de quien preparó.
- Cerrar el período. Bloquearlo para que nadie lo modifique sin dejar rastro. Reabrirlo debe pedir un motivo.
La evidencia
Para cada paso, guarde lo que demuestra que se hizo: el reporte de la conciliación, el resumen del IVA, la nota de por qué una cifra difiere del prellenado. Es lo que responde una consulta de Hacienda o una pregunta del cliente seis meses después.
Lo que más atrasa un cierre
- Comprobantes que llegan tarde porque el cliente los guarda.
- Estados de cuenta que se piden el último día.
- Un formato de Excel distinto cada mes.
- Correcciones a meses ya declarados sin registro de qué cambió.
Cómo lo lleva PuraConta
El cierre mensual es una lista de pasos por empresa, con evidencia adjunta en cada uno, que se hereda de una plantilla del despacho. Con más de un usuario, quien prepara no aprueba. Al aprobar el cierre, el período contable queda cerrado y cualquier reapertura queda registrada con su motivo.